16 abr 2017
IÑIGO MAEZTU FRADUA
¿Estás en pleno proceso de definición o lanzamiento de nuevos servicios…
diferentes a los que tu organización estaba acostumbrada?
Si es así, me gustaría compartir contigo varios
aspectos que vas a tener que tener muy en cuenta y que estoy seguro de que
te van a ayudar.
1. Involucra a la Alta Dirección
Para mí el aspecto más importante de todos, el proyecto tiene que ser siempre un proyecto de la Dirección.
Exige el COMPROMISO y APOYO de toda la
Dirección
Tienes que recordar que por mucha ilusión que le
pongas y por muchas ganas que tengáis tú y tu equipo este NO ES
VUESTRO proyecto, este tiene que ser un proyecto
de TODOS y para eso hay que empezar exigiendo el COMPROMISO y
APOYO de toda la Dirección (y además habrá que recordárselo con cierta
frecuencia ;-)
...y esto lo digo porque vendrán las dificultades y
siempre será muy tentador volver a hacer lo que hacíamos SIEMPRE porque funciona...
y lo nuevo... lo nuevo quién sabe....
2. Establecer responsables
¡FUNDAMENTAL! como ya hemos dejado claro, que este es
un proyecto de TODOS, es muy importante establecer responsables.
En este sentido será muy bueno "perder"
tiempo y tantear:
Todos los cafés, pasilleos y visitas a despachos
vendrán muy bien para ir buscando aliados.
- ¿Qué
personas son a las que más les ilusiona el
proyecto?
- ¿Cuáles
lo ven como una oportunidad de hacer cosas
nuevas y retadoras?
- ¿Quiénes
son los que están dispuestos a hacer ese
esfuerzo extra? ...para seguir llevando a cabo la operación del
día y a día, y además cargarse con la responsabilidad extra del nuevo
proyecto.
- ...y
también habrá que identificar quienes son los que no están dispuestos a colaborar (inicialmente) para
ganárselos ;-)
3. Fija objetivos
Fija objetivos claros teniendo en cuenta sus
componentes SMART (claros, medibles, con un horizonte temporal, etc)
e intenta por todos los medios ganarte a todos los actores que formen parte de
él, ya verás que aunque sea un proyecto de la dirección habrá que convencer,
hacer partícipe e ilusionar al resto de la organización.
Haz partícipe de los objetivos e ILUSIONA con éstos a
toda la organización
Habrá un componente de novedad y riesgo, que el nuevo
servicio llevará implícito y que te va a obligar a fijar objetivos, más cualitativos a largo plazo y
donde el componente cuantitativo de: beneficio, rentabilidad, y retorno,
quedarán (por ahora) en un segundo plano.
Con todo esto es importante que cada responsable de
departamento tenga claro:
- ¿Cuál
es su función en el proyecto?
- ¿Qué
se espera de él?
- ¿Qué responsabilidad tiene?
- ¿Cuáles
son sus compromisos suyo y de su equipo?
- ¿Cómo
le vamos a dar seguimiento?
- ¿Qué tiempo tendrá que dedicar de su día a día al
nuevo proyecto?
...y FUNDAMENTAL estos
objetivos se deben incluir en la herramienta que tengamos de seguimiento
(Plan de Incentivos, Evaluación del Desempeño, etc.) tanto a nivel Individual, como a nivel de Departamento y Organización.
4. Crea Equipo
Lanzar servicios nuevos implica un cambio y todos los
cambios siempre cuestan.
Ademas si tu organización viene de años de inercia
donde están acostumbrados a hacer lo de siempre... porque lo de siempre es lo que funciona… habrá que
crear en la organización un sentimiento de ilusión y proyecto, por el que TODOS tienen que empujar y para ello es fundamental CREAR
EQUIPO.
Habrá que crear en la organización un sentimiento de
ilusión y proyecto de TODOS
Mi recomendación en este sentido es pedir el
compromiso de todas las áreas y departamentos, para que asignen tiempo y
personas (al menos 1) y crear un equipo
interdepartamental que involucre a toda la organización (legal,
marketing & ventas, tecnología, operaciones, etc.)
5. Busca un espacio común de trabajo
Además para materializar este compromiso funciona muy
bien tener un espacio físico dentro de la oficina donde todas las personas involucradas al nuevo proyecto trabajemos
juntas y hagamos equipo.
También es fundamental diseñar
un espacio "virtual" de colaboración, trabajo en equipo y
seguimiento (y el mail ya te voy adelantando que no va a servir).
Contar con una herramienta de comunicación entre todos los integrantes
del equipo (internos y externos), socios (proveedores, agencias de
comunicación) y resto de la organización como Slack o Bitrix es crítico.
6. Seguimiento periódico
El seguimiento es fundamental, no solo para saber
dónde estamos, cómo vamos y hacia dónde vamos con el proyecto, sino que además
es una herramienta buenísima para mantener el compromiso e ilusionar a
todos los responsables dentro de la organización.
Este seguimiento tiene que ser constante, y aunque me
pese decirlo, te vas a dar cuenta que no te va a quedar otra que sentarte y reunirte una y otra vez con todos y
cada uno de los miembros del proyecto recordando:
- ¿Dónde
estamos? Situación
del proyecto.
- ¿Cómo
nos ha ido la semana anterior?
Revisión del trabajo realizado.
- ¿Nos
hemos encontrado con algún problema,
impedimento o barrera? ¿Cómo lo podemos resolver? Gestionar las incidencias.
- ¿Qué
vamos a hacer en la siguiente?.
Planificar y anticiparnos a las posibles incidencias, fijar tareas,
responsables, fechas límite, etc.
Lo más divertido es que si lo queremos hacer bien te
vas a dar cuenta de que una gran parte de tu tiempo va a ser reunirte y actuar
de facilitador, y reunirte otra vez, actuar de facilitador y reunirte otra
vez... ;-)
Te pongo de ejemplo de calendario de reuniones:
- Semanales: Reuniones de Equipo
- Quincenales:Reuniones con Socios (partners,
colaboradores, proveedores externos)
- Mensuales:Reuniones con Responsable de
Departamento.
- Reuniones
con Alta Dirección.
En este sentido es fundamental utilizar
herramientas de seguimiento colaborativo web y móvil
como: Asana, o Teamwork que
permiten ver a todos los miembros del equipo:
- Dónde estamos
- Tareas asignadas y responsables
y dependencias.
- Próximos hitos
- Documentación del proyecto
También ayuda mucho contar con un dashboard o
tablero de mando como Geckobard en el que todos veamos las principales métricas
del proyecto y celebremos nuestros avances. Invertir en una buena pantalla que
actúe de dashboard de seguimiento puede ayudar mucho!
7. Comunica, comunica y comunica y
vuelve a comunicar...
A estas alturas ya te habrás dado cuenta de que tu
proyecto de transformación digital o de lanzamiento de nuevos servicios, no es
un proyecto de "tecnología" no es un proyecto de
"digitalización" y tampoco es un proyecto de "puesta al
día".... es un proyecto de PERSONAS.
¿Cómo de personas? sí como lo oyes: de personas. La pieza clave y fundamental de todo esto son LAS PERSONAS.
Así que prepárate vas a tener que hablar, hablar, y
hablar. Explicar una y otra vez tu proyecto, ilusionar y hacer vibrar a las
personas a tu alrededor, y para todo esto es fundamental COMUNICAR.
Asi que es fundamental preparar entre
todos (Comunicación, Relaciones Públicas, Marketing, Recursos
Humanos y Community Manager) un Plan de Comunicación y transmitir el proyecto
a:
- Toda
la organización y actores relevantes como
Sindicatos y Comité de Empresa.
- Socios, Colaboradores, Partners.
- Mercado, Instituciones y Sector.
- Clientes, ciudadanos y empresas.
Además habrá que preparar todo el material de
apoyo, que ya verás que no es poco como:
- Modelo
de identidad y
marca del nuevo servicio, materiales de apoyo, presentaciones, etc.
- Definir
los mensajes a
comunicar a empleados, responsables, clientes, socios, redes sociales,
etc.
- Espacio
en la web corporativa
y en la intranet
- Modelo
de comunicación (newsletter/blog) interna hacia empleados y externa hacia clientes
y socios informando avance y logros en el proyecto.
- Presentaciones en eventos y foros
En conclusión:
Llevar a cabo el lanzamiento de un proyecto
nuevo es un reto apasionante.
Es verdad que habrá momentos difíciles e
incomprensiones, pero también es verdad que formar parte de
algo nuevo y retador para la organización y para la sociedad puede llegar a ser
un incentivo tremendo.
Además (y para mí lo más importante) volver a ilusionar e involucrar, crear equipo, motivar e incentivar de
nuevo a las personas y a la organización en su conjunto, es una
tarea y una satisfacción que te podrás llevar a casa todos
los días.
...una satisfacción que te podrás
llevar a casa todos los días.
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