20 sept. 2010

Gestión Documental Electrónica para la empresa


Aunque hoy en día las empresas utilizan cada vez menos documentos en soporte físico de papel, aún siguen existiendo muchos documentos dentro de la empresa que deben existir en este soporte, por ejemplo contratos firmados, escrituras, pedidos y facturas que nuestros proveedores o clientes nos envían en papel, etc. Por lo que el volumen de documentos en papel sigue siendo importante y complicado de gestionar.

Para que estos documentos sean de fácil acceso y disponibilidad, las empresas deben gestionar informáticamente este gran volumen de documentación en papel. Este artículo aborda las ventajas que aportan las soluciones informáticas que existen actualmente para facilitar esta gestión.

Un Sistema de Gestión Documental Electrónico o DMS (Document Management System) es un sistema informático utilizado para rastrear y archivar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos de papel escaneados.

Antiguamente, la gestión documental en la empresa se realizaba con archivadores, fichas, etc... Posteriormente con el uso de la informática se evolucionó al almacenamiento en el sistema de ficheros de documentos en formato electrónico y escaneados, pero que no permitían una rápida búsqueda y localización de estos documentos. Actualmente, están disponibles sistemas similares a una base de datos donde se contenga todos los documentos y estos puedan ser manejados de una forma centralizada y controlada para toda la organización, permitiendo realizar búsquedas avanzadas sobre dichos documentos, de manera que se pueden localizar documentos de manera rápida y sencilla. Estos últimos sistemas son los que vamos a tratar en este artículo.

Estos Sistemas de Gestión Documental Electónicos (DMS) suelen tener las siguientes características:

Captura: Consiste en convertir los documentos en soporte papel para convertirlos en imágenes o bien en documentos editables, por ejemplo en Word, Excel, etc. Para convertir los documentos escaneados en documentos editables se suele utilizar un software de reconocimiento de caracteres (OCR). También es posible la utilización de reconocimiento óptico de marcas (OMR) para detectar cajas de texto o extraer datos de formularios.

Metadatos: Cada documento en la base de datos de gestión documental se almacena con unos metadatos. Estos metadatos son campos con cierta información que complementan a la información propia del documento y que permitirá realizar búsquedas más efectivas. Estos metadatos pueden ser, por ejemplo, la persona que generó el documento, la fecha en que se almacenó, el departamento al que pertenece, etc.. En algunos sistemas incluso se permite reconocimiento óptico de caracteres en las imágenes escaneadas o extracción de texto para detectar automáticamente esos campos. Los metadatos facilitarán con posterioridad la recuperación de los documentos.

Distribución: La publicación de un documento para su distribución debe ser realizada en un formato que no pueda ser fácilmente alterable, o bien mediante la asignación de permisos a ese documento. También se podría tener una copia maestra de los documentos para archivado que no sería la misma que la que se usa para distribución.

Integración: Muchos DMS permiten su integración con otras aplicaciones que utilicemos en la organización, de tal manera que los usuarios puedan recuperar y manipular documentos directamente del sus sistemas de gestión. Habitualmente el sistema DMS suele estar integrado con el ERP o CRM de gestión empresarial, de tal manera que con solo acceder a la ficha de un cliente tengamos disponible todos sus documentos.

Colaboración: Los documentos existentes en el Sistema de Gestión Documental pueden ser recuperados por cualquier usuario y desde cualquier ubicación de la empresa, siempre que tenga permisos para ello. ¿Y qué pasa cuando alguien está modificando un documento? Mientras se realicen cambios sobre un documento este puede estar bloqueado para que otros usuarios no lo alteren simultáneamente, o bien permitir las modificaciones de forma conjunta y controlada donde todos los usuarios ven el documento en su forma final.

Búsqueda: El Sistema de Gestión Documental debe permite la localización de documentos usando cualquier información asociada al documento, bien sean los metadatos o la información contenida en el documento.

Workflow o Flujos de trabajo: Son las secuencias de tareas que se siguen en la manipulación de los documentos a través de la organización de la empresa. Existen varios tipos de tareas que pueden convivir dentro de un mismo flujo de trabajo:

  • Manual: Cuando el usuario decide en cada momento quien será el siguiente en procesar el documento.

  • Basado en Reglas: estas están previamente definidas por el administrador del Sistema de Gestión Documental, por ejemplo, una factura puede pasar primero por el departamento económico y cuando esta es aprobada, pasar directamente al departamento de contabilidad.

  • Reglas Dinámicas: Consiste en reglas que se ejecutan o no en función de que se cumplan determinadas condiciones previamente establecidas.

  • Versionado: Es el proceso por el que los documentos se actualizan en el sistema, de forma que los usuarios puedan recuperar versiones previas para volver atrás o referenciar una versión anterior.

Publicación: Dependiendo el tipo de documento la tarea de publicarlo suele implicar la generación de un borrador que debe ser revisado, autorizado, impreso, aprobado, etc. Pasos que aseguran que su generación se realizará con la precisión suficiente para que se realice correctamente. El sistema puede contener las reglas que la faciliten.

Seguridad: En el entorno empresarial siempre que un recurso esté compartido de manera distribuida se deben restringir los accesos a dichos recursos, asignando los permisos correspondientes. El sistema de Gestión Documental debe permitir restringir el acceso o la manipulación de los documentos a los distintos usuarios y grupos de usuarios del sistema.

Actualmente en el mercado existen muchas soluciones disponibles para poder implantar los Sistemas de Gestión Documental Electrónica en la empresa como SharePoint de Microsoft, Documentum de EMC o Interwoven de Autonomy; incluso algunas de ellas disponible en la modalidad de software libre (Open Source), en algunos casos con una reducción de costes importante, entre ellas las más conocidas son AlfrescoArchivistaKnowledge Tree y OpenKM.

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